Per poter sfruttare le opportunità offerte dalla Comunità Europea, dalle Amministrazioni nazionali o locali (Regione, Comune, ecc.) e dalle Fondazioni occorre in primo luogo monitorare costantemente i bandi, attraverso i diversi siti istituzionali (Comunità europea, Ministeri - Amministrazioni locali).
Si tratta di un’operazione che, per essere efficace, dovrebbe essere svolta costantemente perchè ottenere tempestivamente le informazioni rispetto a opportunità aperte o in fase di attivazione è la chiave per metterci nelle condizioni di avere finanziamenti per la nostra impresa, Ente o organizzazione.
Sempre più spesso ci troviamo di fronte a bandi che presentano finestre temporali di apertura imitate, ed è per questo che bisogna avere accesso alle informazioni tempestivamente, per attivare tempestivamente - con calma e precisione - il processo di progettazione.
Una volta individuato il bando cui potersi candidare, occorre leggere attentamente l’avviso pubblico, al fine di verificare di possedere le caratteristiche richieste.
Spesso tale lettura non è di immediata comprensione, sappiamo bene infatti quanto possano risultare poco chiari i bandi e per questo è importante avere una mappa mentale che possa consentire di individuare rapidamente gli elementi cruciali per capire se l’avviso in questione è giusto per noi e se vale la pena candidarsi.
I punti chiave
La scadenza: sembra scontato, ma capita spesso di trovare all'ultimo momento un bando perfetto per la nostra idea progettuale senza renderci conto che scade tra una settimana. Se ci troviamo in questa situazione, dobbiamo capire se abbiamo già tutti gli elementi che ci servono. Dobbiamo capire rapidamente se abbiamo strutturato il progetto in tutte le sue parti e se esiste un partenariato consolidato, se abbiamo accesso alla documentazione in modo da rispettare i tempi e abbiamo tutte le informazioni per dedicarci alla scrittura con precisione, il giusto approfondimento e l’efficacia necessaria.
Dobbiamo sempre valutare con attenzione il tempo a disposizione tenendo presente che bisogna lasciarsi la possibilità di controllare tutto più volte, considerando eventuali problemi relativi alla consegna on line del progetto.
Gli obiettivi del bando: dobbiamo sempre verificare che gli obiettivi del nostro progetto coincidano con quelli del bando e con le finalità dell'ente finanziatore che l'ha emanato.
Priorità di intervento e tipologia di azioni ammissibili: ogni bando specifica le attività ammissibili a finanziamento, per questo l’attività principale del nostro progetto deve coincidere con quella richiesta dal bando.
Le caratteristiche dei soggetti proponenti/beneficiari delle risorse: altro elemento importante da controllare sono i requisiti di ammissibilità, ovvero le richieste di capacità finanziaria, tecnica, o legate all'esperienza dell'ente proponete. Occorre, quindi, verificare da subito che la nostra organizzazione abbia questi requisiti.
L’ambito territoriale, l’avvio e la durata delle azioni progettuali: nei bandi è espressamente indicato dove deve svolgersi l’azione progettuale oltre alla durata complessiva che deve avere il progetto, per esempio non meno di 12 mesi, oppure fino a 24 mesi o fino a 36 mesi. Spesso nel bando è indicato un arco temporale preciso a partire da una determinata data e un’altra entro la quale il progetto deve necessariamente concludersi.
Le spese ammissibili: per non incorrere in fraintendimenti che possano compromettere la rendicontazione del progetto è bene controllare con attenzione l’elenco delle spese ammesse a finanziamento e attenerci strettamente a quelle.
Destinatari: sono i soggetti a cui si rivolge il progetto e possono essere suddivisi in finali, o beneficiari, ovvero coloro che hanno la priorità assoluta su qualunque azione posta in essere; destinatari intermedi sono i soggetti che compiono azioni nei confronti dei destinatari finali e che a loro volta sono destinatari di qualche azione progettuale.
La dotazione finanziaria: quasi tutti i bandi riportano l'ammontare complessivo disponibile per quella misura. Questa informazione è importante perché, se confrontata con la quota massima concepibile dall’ente finanziatore, ci permette di fare una stima approssimativa sul numero di progetti approvati. E’ un elemento in più per valutare la partecipazione al bando.
Criteri di valutazione: è fondamentale leggere più volte la griglia di valutazione riportata alla fine di ogni bando che ci informa sugli elementi e sui fattori ai quali il valutatore darà importanza. Tra questi elementi rientrano la qualità del progetto, il coinvolgimento dei destinatari nelle attività di coprogettazione, il carattere di innovazione e il livello di criticità previsto. Spesso tali elementi sono espressamente richiesti nel formulario ma è bene controllare attentamente questi criteri per non rischiare di tralasciare aspetti ritenuti importanti e fondamentali per ottenere il punteggio per l’approvazione del progetto.